Dlaczego firmy z wysokim obrotem nie wiedzą, czy naprawdę zarabiają

Grzegorz Hatala ma wgląd w liczby, których przedsiębiorcy nie pokazują nikomu innemu. I mówi, że w firmach, z którymi pracuje, wraca ten sam schemat: nikt nic nie liczy. Nie chodzi o podatki, chodzi o to, że właściciel nie wie, ile mu zostaje. Klient przychodzi z przekonaniem, że ma problem podatkowy, a po godzinie rozmowy okazuje się, że jego biznes po prostu nie zarabia. W rozmowie z Oskarem Szarkiem adwokat i doradca podatkowy znany jako Pan od podatków tłumaczy, skąd bierze się iluzja zysku przy dobrym cash flow, dlaczego rada rób koszty jest według niego szkodliwa, co się dzieje, gdy kontrola przychodzi 4 lata po decyzji, i kiedy spółka za granicą naprawdę niczego nie zmienia.

1.1,5 miliona zł dochodu na papierze i 30 tysięcy zł dopłaty co miesiąc

Grzegorz Hatala pracuje z firmami od najmniejszej skali do kilkudziesięciu milionów obrotu i mówi, że najczęstszy przypadek wygląda tak samo. Przychodzi przedsiębiorca, u którego na papierze widać 1,5 miliona zł dochodu.

Po godzinie liczenia zostaje z zupełnie innym wynikiem, bo doliczone zostaje to, czego w księgach nie było: część kapitałowa rat kredytowych, prywatne zadłużenie, czasem puste faktury z przeszłości i wypłaty robione gotówką.

Efekt jest brutalny. Zamiast 1,5 miliona zł dochodu wychodzi 30 tysięcy zł dopłaty co miesiąc, a reakcja klienta brzmi: wiedziałem, że coś mi brakuje na te ZUS-y.

Zastrzega przy tym, o czym nie mówi: nie chodzi o kogoś, kto raz dał pracownikowi 500 zł do koperty na święta, ale o firmy zbudowane strukturalnie na tym, że połowy kosztów nie ma na papierze. Najczęściej spotyka to w transporcie, usługach kurierskich, budowlance i gastronomii.

Powtarzalnie to jest tak, że nikt nic nie liczy.

Gastronomia dostarcza najbardziej obrazowy przykład. Spółka z pełną księgowością, w której wszystko widać, a w kasie leży 4 miliony zł gotówki wyciąganej z bankomatu i wypłacanej ludziom poza systemem.

Właściciel opisuje to jako świetną marżę i rozwijający się biznes. Grzegorz Hatala dolicza do tego podatek zaległy od tych pieniędzy i rozmowa zmienia temat na pytanie, skąd wziąć brakującą kwotę, bo magicznego sposobu nie ma.

Oprócz tego musimy od tych czterech baniek zapłacić milion złotych podatku zaległego, którego pan nie zapłacił.

Mechanizm, który to napędza, to cash flow mylony z zyskiem. Pieniądze wpływają, więc wszystko wygląda dobrze, a nikt nie sprawdza, czy firma jest na zysku, czy na stracie. Działa to długo, dopóki przepływy nie zatrzymają się choćby na chwilę, jak w pandemii.

Wtedy okazuje się, że nie ma żadnej rezerwy, bo wszystko opierało się na przepływach, a większość polskich firm nie może pozwolić sobie na lata straty finansowane przez inwestorów.

Nie masz tego policzonego i masz iluzję posiadania pieniędzy.

2.Dlaczego właściciel musi rozumieć system podatkowy, nawet mając księgową

Drugą powtarzalną odpowiedzią, jaką słyszy, jest zdanie: nie jestem od tego, żeby rozumieć podatki. Grzegorz Hatala zgadza się, że właściciel nie musi umieć księgować ani czytać ustaw i zastanawiać się, w którym momencie powstaje zobowiązanie.

Co innego jednak rozumieć system prawno-podatkowy, w którym firma działa, bo od niego zależy, ile da się wziąć za towar i ile z tego zostanie. Jak mówi, to nie jest sprzedaż lemoniady przez dzieci na krakowskich Alejach, gdzie liczy się tylko różnica między dwójką i piątką.

Podatki są cenotwórcze. To, na jakim jesteś VAT i jaki podatek dochodowy będziesz płacił, wpływa na to, czy możesz za ten towar wziąć tyle, czy tyle, i czy ci zostanie, czy nie.

Przykład z rozmowy: przedsiębiorca z branży weselnej prowadzący 5 spółek, każda robiąca to samo, żeby nie wchodzić na VAT. Nie jest to zabronione, ale na pytanie, co się stanie przy uwzględnieniu VAT, odpowiada, że straci konkurencyjność.

Grzegorz Hatala odwraca pytanie: zamiast 400 tysięcy zł zarobiłby 200 tysięcy zł, ale miałby wszystko poukładane i mógłby skupić się na rozwoju, a przy dwukrotnie większym przychodzie wrócić do tego samego dochodu.

Podobnie działają koszty pracy, których nikt nie przelicza do przodu. Student na zleceniu kosztuje tyle, ile dostaje do ręki, więc podwyżki daje się lekko.

Po przekroczeniu 26. roku życia ta sama wypłata wymaga dołożenia kilku tysięcy zł. W transporcie z marżą około 5 procent przedsiębiorca brał faktoring za 5 procent i sam przyznał, że albo czegoś nie rozumie, albo gra w inną grę, bo cash flow zachował, a zarobku już nie.

Trzeci powtarzalny problem to brak chęci zmiany. Biznesy powstają przez pączkowanie: stomatolog rozliczał się u szefa procentem od wykonanego zabiegu i formę podatkową wybrał taką jak szef 10 lat temu. Tymczasem przez te lata zmieniło się bardzo dużo, bo pojawiły się Nowy Ład, estoński CIT i fundacja rodzinna. Nikt nie siada i nie sprawdza, czy model sprzed dekady wciąż ma sens, bo wszyscy w branży robią tak samo.

Konsekwencja bywa odwrotna do intuicji: sukces potrafi doprowadzić do upadku. Przy dużej liczbie zleceń i niezmienionej strukturze albo zajeżdżasz się pracą, albo nie masz nic policzonego i żyjesz w iluzji posiadania pieniędzy.

Grzegorz Hatala mówi wprost, że właściciel, który tego nie przeliczy, przy pewnej skali po prostu nie będzie w stanie dalej rosnąć, bo każda kolejna osoba w zespole zwiększa koszty, które do tej pory były niewidoczne.

3.Rób koszty, czyli jak wydać 100 procent pieniędzy, żeby nie oddać części

Rada rób koszty to dla niego klasyk, który szkodzi. Logika wydaje się prosta: skoro podatek liczy się od dochodu, zbijmy dochód wydatkami. Grzegorz Hatala pokazuje, co z tego wynika w praktyce, i porównuje to do zakupów w hurtowni.

Opakowanie chrupek faktycznie jest tam tańsze, tylko trzeba kupić 2 tony, a potrzebne jest jedno opakowanie. Oszczędność na jednostce nie ma znaczenia, jeśli reszta towaru nie jest do niczego potrzebna.

Zastanawiasz się nad tym, czy piątą kanapę do studia kupić, która ci jest niepotrzebna, po to, żeby nie oddać państwu.

Jego kontra brzmi: to oddaj te pieniądze mnie, z chęcią napiszę opinię prawną z czapy i wycenię ją na 20 tysięcy zł, bo taki jest mój czas pracy. Sens jest ten sam, bo w obu wypadkach wydajesz 100 procent kwoty na coś, czego nie potrzebujesz, zamiast oddać państwu część. Druga wersja tego samego błędu dotyczy handlu: podatek wychodzi wysoki, więc właściciel kupuje towar, który potem się nie sprzedaje.

Rachunek się nie zgadza również dlatego, że efekt jest tylko odroczeniem. Na zaliczce w kolejnym miesiącu da się zaoszczędzić, ale po roku księgowa i tak wyciągnie ten towar z kosztów na remanencie i podatek trzeba będzie zapłacić. W handlu dochodzi do tego to, że duzi kontrahenci płacą faktury po 90 dniach, więc firma wyzbywa się gotówki, której nie odzyska przez pół roku, i na koniec płaci ten sam podatek.

Grzegorz Hatala przypomina przy tym, że definicja kosztu uzyskania przychodu jest bardzo ogólna, bo mówi o wydatkach służących uzyskaniu przychodu albo zabezpieczeniu jego źródła, z konkretnymi wyłączeniami. To zawsze poziom interpretacji i poziom ryzyka, jaki bierze na siebie zarządzający, więc pytanie nie brzmi, czy wydatek da się wrzucić, tylko czy potrafisz wskazać powiązanie między tym kosztem a przychodem.

Co się zmieniło, to widoczność. Mówi, że około 2010 roku, w innej Polsce, wrzucanie w koszty rzeczy z czapy się opłacało, bo urząd nie wiedział, co jest w księgach, i musiał to sprawdzać czynnościami sprawdzającymi albo kontrolą. Przy JPK, KSeF i pełnej księgowości prowadzonej cyfrowo urząd ma te dane właściwie w czasie rzeczywistym, a w połączeniu z informacjami z banku taka strategia przestaje mieć sens.

4.Skala czy liniówka i dlaczego formę opodatkowania wybiera się w przód

Rada rób koszty ma jeszcze jedno źródło: błędny wybór formy opodatkowania, a potem ratowanie go wydatkami. Grzegorz Hatala mówi, że większość przedsiębiorców zakłada, że opłacalność zasad ogólnych kończy się w momencie przekroczenia progu, czyli przy 121 tysiącach zł dochodu, i że od tego punktu lepsza jest liniówka.

Według niego to nieprawda, bo moment przecięcia obu form wypada później, a decyzja podjęta na podstawie samego progu bywa po prostu błędem, który potem ratuje się wydatkami.

Ten moment następuje później, gdzieś na około 160 i kilku tysiącach dochodu, gdzie się przecinają te dwie formy.

Za pomyłką stoi psychologia. We wrześniu płacisz 32 procent, a wcześniej płaciłeś 12, więc widzisz gwałtowny skok i uznajesz, że to nieopłacalne. W skali całego roku rachunek wychodzi inaczej.

Dochodzi do tego spór kompetencyjny: księgowa często twierdzi, że zna biznes klienta i wybierze formę opodatkowania, ale jeśli wniosek z analizy jest taki, że klient ma zmienić nie formę opodatkowania, a formę prowadzenia biznesu, to nie zawsze go usłyszy.

Różnica jest dla niego fundamentalna i dotyczy kierunku patrzenia. Księgowy patrzy w przeszłość: bierze dokumenty, wkłada je do właściwych koszyków i wylicza dochód do opodatkowania. Doradca podatkowy ma myśleć w przód.

Tymczasem typowa praktyka wygląda tak, że bierze się dane z zeszłego roku, wrzuca je do jednego z dostępnych kalkulatorów form opodatkowania i oddaje klientowi wynik do samodzielnej decyzji. Grzegorz Hatala podważa samo założenie takiej prognozy.

Jak ty byłeś na wakacjach w tamtym roku na Malediwach, to znaczy, że w tym roku też jesteś na Malediwach?

Jego rekomendacja jest prosta: przynajmniej raz w roku trzeba siąść i przegadać plany. Czy właściciel chce kupić sprzęt, zatrudnić ludzi, czy w marcu rusza z kampanią marketingową, podczas gdy formę opodatkowania wybiera się do 20 lutego.

Przy takich skokach zamiast 100 tysięcy zł dochodu może wyjść 500 tysięcy zł, a wtedy odpowiedź jest inna. Zaznacza też, że dla części klientów ważniejsza od podatku jest zdolność kredytowa, która nie przechodzi na spółkę.

W podatkach nie ma nic na zawsze.

5.Kontrola przychodzi po 4 latach: umowy najmu roweru i 99 procent domiarów

Najbardziej niedoceniany element całej układanki to czas. Grzegorz Hatala mówi, że urząd skarbowy albo ZUS pojawia się zwykle po 4 latach, przy 5-letnim okresie przedawnienia, bo przedsiębiorców jest miliony, a urzędników znacznie mniej.

To oznacza, że brak reakcji na decyzję sprzed kilku lat nie jest potwierdzeniem, że była prawidłowa. Przez te lata rośnie tylko przekonanie, że skoro nikt nie zapytał, to temat jest zamknięty.

Jego własny przykład to branża taksówkarska i dowóz jedzenia, której od 5 lat nie przyjmuje na księgowość. Pojawiły się w niej konstrukcje, w których kurier nie ma umowy zlecenia ani działalności, tylko wynajmuje rower, na którym jeździ, a czynsz najmu liczony jest od godziny.

Porównuje to do pomysłu, w którym zamiast zatrudniać pracowników leasingowałby im własne komputery, a potem wynajmował je z powrotem, bo konstrukcja jest dokładnie tej samej natury.

Ja mówię od pięciu lat, że to się wywali. Przyjdzie ZUS i powie, że to nie jest prawidłowo.

Przez te lata słyszał od klientów, że czegoś nie wie, bo inna księgowa to robi. Dziś, jak mówi, ZUS wchodzi w te sprawy, bierze kierowcę na przesłuchanie i słyszy, że ten normalnie jeździ i dostaje polecenia.

Na pytanie, co firma może wtedy zrobić, odpowiada krótko: nic. Policzyć, ile ma do zapłaty, spróbować rozłożyć to na raty i poukładać biznes od nowa, tylko że stawki w branży są już zbite tak nisko, że przy prawidłowym rozliczeniu nie ma ruchu.

Statystyki, które podaje, każą traktować kontrolę jako realny scenariusz, a nie abstrakcję. W wypowiedzi dla gazety mówił, że 99 procent kontroli i czynności sprawdzających kończy się domiarem, czyli na niekorzyść podatnika.

Z kolei spośród interpretacji podatkowych zaskarżanych do sądów administracyjnych 55 procent, według statystyki sprzed kilku lat, jest uchylanych jako nieprawidłowe. Sam zaznacza, że taka proporcja nie może odzwierciedlać rzeczywistości.

To oznacza, że urząd skarbowy działa jak prywatny ubezpieczyciel, taki nieuczciwy. Chyba że powiesz, że poddajesz się maksymalnemu opodatkowaniu, to wtedy ci powiemy: masz rację.

Dochodzi do tego sprzeczność między instytucjami, którą opisuje na przykładzie zatrudnienia. Prezes zarządu na umowie o pracę w spółce to rozwiązanie, z którego urząd skarbowy będzie zadowolony, ZUS pobierze składki, a po 30 latach może stwierdzić, że jednak nie, i zabrać wszystkie. Przy własnej fakturze urząd może uznać konstrukcję za sztuczną, a Państwowa Inspekcja Pracy orzec, że to w istocie umowa o pracę.

6.Spółka w Czechach nie przeniesie warsztatu spod Konina

Temat zagranicznych struktur wraca u niego regularnie i najczęściej, jak mówi, nie ma sensu. Przytacza klienta, który miał spółkę w Czechach, bo w Czechach jest super, a cały dochód z tej spółki wypłacał w całości do Polski na własną działalność.

Płacił więc tam i tutaj. Na pytanie, po co mu ta spółka, nie potrafił odpowiedzieć, bo decyzja nie wynikała z żadnej analizy, tylko z tego, co usłyszał o atrakcyjności tamtego rynku.

Powołuje się na Maćka Oniszczuka, specjalistę w zakresie zakładania spółek za granicą, który powtarza, że spółki wydmuszki nie będą się utrzymywać.

Przepuszczenie przychodu przez podmiot bez struktury, bez pracowników, z wirtualnym biurem jako jedyną obecnością, przestaje działać, bo organy podatkowe w różnych krajach porozumiewają się między sobą. Problem polega na tym, że w biznesie takie rozwiązania działają przez rok, drugi i trzeci, co utwierdza wszystkich, że są skuteczne.

Warsztat samochodowy pod Koninem to jest warsztat samochodowy pod Koninem i założenie spółki w Czechach, na Litwie czy gdzie bądź nie spowoduje, że ten warsztat nie będzie pod Koninem.

Rozdziela przy tym 2 poziomy rynku. Duże struktury i duże pieniądze pozwalają postawić w innym kraju realną działalność, więc międzynarodowe konstrukcje istnieją, jak fundacja Polsatu w Liechtensteinie przy sukcesji po Zygmuncie Solorzu. Na poziomie, na którym on pracuje, to ściema, bo nie jesteś Google'em zdolnym naciskać na rządy państw i całą Unię Europejską, tylko przedsiębiorcą z kieleckiego.

Przy okazji komentuje spór o to, gdzie powinien być płacony podatek. Zgadza się, że dochód wypracowany w Polsce powinien być tu opodatkowany, a nie wyprowadzany umowami licencyjnymi, i że problem jest realny, gdy ciężarówka jeździ po polskich drogach, a podatek idzie do Luksemburga.

Dodaje jednak pytanie o konsekwencję: jeśli polskie firmy inwestują za granicą, jak Rafał Brzoska we Francji, ta sama zasada powinna działać w drugą stronę.

Granica jego pracy jest w tym wszystkim jasna. Klient objęty tajemnicą adwokacką może powiedzieć mu, co nabroił, a jego zadaniem jest wskazać konsekwencje.

Odrzuca natomiast układanie konstrukcji pod przestępstwo i mówi, że adwokaci, którzy w przeszłości tę granicę przekraczali, powinni być wydaleni z zawodu. Odmawia też pomagania w uchylaniu się od alimentów, nawet jeśli rozmowa zaczyna się od zupełnie innego tematu.

Trzeba wiedzieć, gdzie jest barykada. Czym innym jest powiedzieć klientowi, jakie są konsekwencje, a czym innym pomaganie w przestępstwie.

7.Jak wyjąć własną pracę z firmy, która ma 40 osób

Grzegorz Hatala nie namawia nikogo do budowania dużej organizacji. Można być notariuszem, lekarzem, adwokatem czy architektem, pracować w małym zespole i wypracowywać dochód własnymi rękami.

Jeśli te zarobki wystarczają i nie chcesz brać na siebie ryzyka, nie ma problemu, a kompetencje zarządcze mogą zostać na poziomie, który wystarcza przy kilku osobach. Jego własna decyzja była inna, bo wynikała z matematyki usługi.

Jego spółka dostarcza księgowość połączoną z doradztwem podatkowym, czyli usługę, jakiej, jak mówi, każdy w Polsce chce: księgową, która może doradzić, gdy jest taka potrzeba.

Na samej księgowości, jeśli nie wykonuje się jej samodzielnie, a buduje zespół, zostaje niewiele. Skoro każdy ze wspólników chce mieć wakacje i życie prywatne, firma musiała być duża, bo ten sam procent od dużo większej bazy daje przewidywalną kwotę co miesiąc.

Nie da się jednocześnie zarządzać 40-osobowym zespołem, robić marketing i pisać wielkie umowy czy opinie prawne.

Mechanizm rozwoju opisuje jako powtarzaną od 5 lat tę samą operację: czynność, którą wcześniej wykonywał on albo któryś ze wspólników, odkleja się od nich i zamienia w stanowisko, potem w dział.

Dziś działają działy prawny, kadrowy i księgowy, a za bieżące operacje odpowiada jego wspólniczka razem z pozostałymi wspólnikami, dzięki czemu on może patrzeć do przodu, mając zabezpieczone tyły. Wcześniej, jak mówi, wykonywał więcej rzeczy i podejmował więcej decyzji sam.

Rośnie przy tym koszt komunikacji. Model, w którym 3 osoby siedzą w jednym pokoju albo dogadują się na WhatsAppie, działa i nie musi być zmieniany. Przy 3 działach klient musi napisać do 3 osób i traci bliskość, jaką miał z księgową za rogiem, a firma w zamian daje ciągłość usługi. To rozmowa, którą trzeba z klientem przeprowadzić wprost, bo inaczej odbierze zmianę jako obniżenie jakości usługi, za którą płaci.

Celem od początku było zbudowanie struktury, z której można wyjąć pracę jego i wspólników. Taka zastępowalność obniża bieżące zarobki, ale buduje wartość firmy, którą można sprzedać, i pozwala pojechać na wakacje albo wziąć się za projekt obok, tak jak doktorat, który wpisał sobie w grafik na rano, bo po południu nie dawał rady. Opór przed takimi zmianami jest przy tym ogromny i widział go na przykładzie zupełnie błahej sprawy.

Chciałem, żeby ludzie mieli pół godziny przerwy liczonej w czas pracy. Jezu, ile było dyskusji w firmie. Po 3 miesiącach rozmów w końcu była ta przerwa i nagle wszystko okej.

8.Polecenia nie są strategią: marketing doradcy i granice AI

Na konferencji dla 50 właścicieli i właścicielek biur rachunkowych Grzegorz Hatala miał mówić o marce osobistej jako sposobie pozyskiwania klientów. Zaczął od pytania, co robią, żeby pozyskać klienta, i usłyszał od wszystkich jedno słowo: polecenia.

Jego reakcja była natychmiastowa, bo polecenie nie jest kanałem, którym można zarządzać, a efektem pracy zależnym od zbyt wielu czynników. Klient może źle zrozumieć poradę, zrobić coś innego, a winą obarczyć doradcę i nikomu go nie polecić.

Polecenia to jest efekt waszej pracy, na który właściwie nie macie wpływu.

Jako alternatywę pokazuje rzeczy banalne i policzalne. Od 3 lat konsekwentnie zbiera opinie w wizytówce Google, mimo że w usługach prawnych nie ma takiej kultury jak w gastronomii, gdzie ocenia się kotleta od razu po posiłku.

Służy do tego wizytówka z kodem QR i NFC oraz link wysyłany po każdym spotkaniu. Klient powiedział mu kiedyś, że myślał, że te opinie są kupione, bo wszystkie są pozytywne, a on po prostu o nie dba. Wie przy tym, że mechanizm działa w dwie strony i potrafi pogrążyć.

Za tym stoi twardsze założenie: marketing jest częścią pracy specjalisty, a nie zajęciem po godzinach. Mówi wprost, że jeśli jako adwokat planujesz prowadzić media społecznościowe w piątek po 17, nie zrobisz tego.

Sam prowadzi profile jako Pan od podatków w jednym celu, czyli po to, żeby pozyskać klienta, i traktuje to jako znaczną część swojej pracy. W Polsce jest 80 tysięcy adwokatów i radców prawnych, więc samo bycie dobrym nie wystarcza.

Dyskusję o tym, czy AI zastąpi doradców, rozstrzyga po swojemu. Uważa, że nie, bo problemem klienta nie jest brak informacji. Klient chce, żeby ktoś wziął odpowiedzialność i powiedział, co konkretnie w jego sytuacji zrobić, a czego nie robić: czy składać korektę, czy wnioskować o interpretację, czy iść w spór. Dodaje, że prawnicy często boją się jasnej opinii i chowają się za zdaniem, że to zależy.

Ludzie nie przychodzą do adwokata czy do lekarza dlatego, że jest za mało informacji w internecie. Przychodzą dlatego, że jest za dużo.

Stąd jego sposób pracy: dużo rysuje na spotkaniach, mówi językiem klienta i nie produkuje 40-stronicowych opinii, z których wynika, że to zależy. Przedsiębiorca chce wiedzieć, jaka jest ekspozycja na ryzyko: czy mowa o odsetkach, czy o odpowiedzialności karnej, bo przy odsetkach decyzja jest szybka.

Jak zauważa, przy wielomilionowych decyzjach da się rozmawiać przez telefon, a przy drobnej niezgodności w małej firmie klient oczekuje niemal klatki Faradaya.