Dotacje to nie prezenty od państwa: jak pozyskać finansowanie krok po kroku

Kornelia Ferens jest prawniczką, która zawodowo pozyskuje dofinansowania na start i rozwój firm, a w sieci jest znana jako pani od dotacji. W tej rozmowie tłumaczy, jak naprawdę wygląda droga po dotację: od analizy działalności i sprecyzowania celów, przez harmonogram wydatków i wybór programu, aż po wnioskowanie i rozliczenie. Obala mit, że dotacje to darmowe pieniądze z nieba, pokazuje gdzie szukać programów i dlaczego o decyzji często przesądza realna szansa powodzenia przedsięwzięcia, a nie sam pomysł. Mówi też o limicie pomocy de minimis, o tym dlaczego Polska jest największym beneficjentem środków unijnych i jak konto na Instagramie zbudowane w pół roku odmieniło jej biznes. To odcinek dla przedsiębiorców, którzy chcą finansować rozwój ze środków zewnętrznych i zrobić to skutecznie.

1.Od Czystego Powietrza do dotacji dla przedsiębiorców

Przygoda Kornelii Ferens z dotacjami zaczęła się kilka lat temu od programu Czyste Powietrze - sporządzała wnioski o dotacje na termomodernizację nowo wybudowanych domów. Praca okazała się wdzięczna, bo ludzie doceniali pomoc w pozyskaniu finansowania, więc z czasem chciała więcej: więcej branż, więcej klientów i więcej obszarów.

Czyste Powietrze wiązało się jednak z wizytami w nieruchomościach, co było ograniczające, a raz znalazła się w sytuacji, w której musiała być sama z mężczyzną w garażu i poczuła się niebezpiecznie. To był moment przełomu - skończyła z tym programem i poszła dalej, w stronę przedsiębiorców.

Misję poczuła dopiero później, gdy zobaczyła wdzięczność odbiorców. Wiele osób korzysta z jej darmowych porad i samodzielnie realizuje projekty, traktując jej konto jak infolinię o źródłach, procedurach, kwotach i terminach finansowania na start i rozwój działalności.

2.Etapy aplikowania: od analizy do rozliczenia

Sztywnych ram nie ma, ale są etapy, które trzeba przejść. Zaczyna się od analizy działalności, weryfikacji i sprecyzowania celów, potem powstaje harmonogram wydatków (na co konkretnie potrzebne jest finansowanie), a następnie szuka się odpowiedniego programu i ewentualnie tworzy inny podmiot lub planuje zatrudnienie.

Gdy jest decyzja, składa się wniosek, a po otrzymaniu dotacji przychodzi etap rozliczenia. To kluczowy moment, bo samo pozyskanie dotacji to dopiero połowa sukcesu - trzeba ją jeszcze rozliczyć i przejść okres trwałości przedsięwzięcia, który może wynosić na przykład trzy lata.

W naszej branży szampana pijemy zawsze trzy razy: pierwszego po otrzymaniu pozytywnej decyzji, drugiego po otrzymaniu środków, a trzeciego po zakończeniu okresu trwałości przedsięwzięcia.

Dopiero po okresie trwałości znika ryzyko zwrotu dotacji w razie nieosiągnięcia celu. To środki publiczne, więc muszą być wydane zgodnie z przeznaczeniem i umową oraz muszą realizować konkretny cel.

3.Dofinansowanie, nie prezent: ile trzeba dołożyć

Kornelia Ferens podkreśla, że warto zwrócić uwagę na przedrostek do w słowie dofinansowanie. To nie są prezenty od państwa ani pieniądze z nieba - dofinansowanie pokrywa część przedsięwzięcia, więc przedsiębiorca też musi coś dołożyć od siebie.

Parytet zależy od programu: bywa 30, 50 czy 80 procent dofinansowania, a stuprocentowe finansowanie udaje się rzadko, bo w wielu programach są koszty niekwalifikowane. W projektach inwestycyjnych często odpadają na przykład szkolenia, na które są osobne programy.

Cele dotacji bywają różne. Na start celem jest samo podjęcie działalności gospodarczej, a dla działających firm może to być utworzenie miejsc pracy, szkolenia pracowników, automatyzacja, cyfryzacja, robotyzacja czy modna ostatnio gospodarka w obiegu zamkniętym (GOZ). Co ważne, znajomość przyszłych programów może być inspiracją do planowania rozwoju firmy.

4.Najczęstsze błędy i rola przedsiębiorcy w procesie

Najwięcej błędów pojawia się na etapie weryfikacji i kwalifikowalności projektu, czyli w rozumieniu celów programu. Przykład: hotel chce sfinansować remont z programu, którego celem jest dywersyfikacja działalności - sam remont się w ten cel nie wpisuje, więc trzeba stworzyć nową usługę lub produkt, który pozwoli sfinansować modernizację.

Większość błędów daje się jednak poprawić - operatorzy wzywają do uzupełnienia braków. Zdarzają się wyjątki, na przykład w warszawskim urzędzie pracy błahy błąd potrafił spowodować odmowę, dlatego warto zadbać o stronę formalną i merytoryczną wniosku.

Przedsiębiorca musi brać udział w procesie. Specjalista potrafi napisać wniosek, biznesplan i analizy, ale nie zna danej branży - to przedsiębiorca dostarcza wiedzę o rynku, plusach i minusach. Jakość wniosku przekłada się na decyzję, bo szanse powodzenia są oceniane przez operatorów, a wybór nie jest loteryjny.

Specjalista, który potrafi sporządzić wniosek, biznesplany i analizy, specjalizuje się w tym obszarze, ale nie specjalizuje się w branży, którą reprezentuje przedsiębiorca - dlatego istotna jest współpraca.

5.Gdzie szukać programów i ile to trwa

Kornelia Ferens uważa, że każda firma powinna mieć dział lub osobę odpowiedzialną za finansowanie zewnętrzne, choćby przeszkoloną księgową, która co jakiś czas sprawdzi źródła. Wystarczy wiedzieć, gdzie szukać - reszta to inspiracja do planowania rozwoju.

Głównym operatorem programów krajowych jest Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP). Jest też portal funduszy europejskich, który bywa problematyczny (przedsiębiorcy szybko z niego rezygnują), oraz fundusze regionalne, gminy, KPO i punkty informacji funduszy europejskich (PIFE). To, co dostępne na Podkarpaciu, nie musi być dostępne w Małopolsce.

Nie ma standardowego wniosku ani standardowego programu. Na rozpoczęcie działalności to zwykle miesiąc, dwa, trzy, czasem sześć - zależnie od finansowania, województwa, kwoty i liczby etapów (transz). Przy konkursach na rozwój można liczyć nawet rok, a przy pożyczkach unijnych czasem wystarczy miesiąc.

6.Kwoty, kondycja finansowa i nadużycia

Każdy projekt ma limit, a w pomocy de minimis przedsiębiorca nie może otrzymać więcej niż 300 000 euro w ciągu trzech lat. Nie każdy projekt jest w całości de minimis - przy pożyczce unijnej na przykład na 2 miliony tylko część stanowi pomoc de minimis. Polska jest największym beneficjentem środków unijnych, a największym płatnikiem są Niemcy.

Dotacji nie dostanie firma w upadłości czy restrukturyzacji, a przy projektach na start liczy się realna szansa powodzenia oraz zabezpieczenia i poręczyciele. To bariera, bo środki publiczne muszą być zabezpieczone na wypadek przeznaczenia niezgodnego z umową lub niepowodzenia.

Prób nadużyć jest dużo, ale dziś zabezpieczenia i procedury są na tyle zaostrzone, że Kornelia Ferens uważa kombinowanie za pozbawione sensu i szans. Gdy widzi, że ktoś ściemnia, mówi to wprost - nie pisze wniosków, które nie mają szansy powodzenia.

Ja piszę wnioski, które mają szansę powodzenia i będą zrealizowane, a nie po to, żeby pan sobie po polu kładem jeździł.

7.Marketing: konto na Instagramie zbudowane w pół roku

Konto na Instagramie zaczęło jako podróżniczy pamiętnik, a Kornelia Ferens postawiła na biznes podczas urlopu macierzyńskiego, gdy spadła jej liczba klientów. Przygotowała się, szkoląc się w ramach funduszy z marketingu i SEO. Po trzech miesiącach publikacji miała już więcej klientów, niż była w stanie obsłużyć, a publikację zaczęła w maju i na koniec roku trafiła na listę Forbesa wśród 30 kobiet.

Skala bywa paraliżująca: jednego dnia przyszło 100 obserwujących, a pod jedną rolką zebrała 6000 komentarzy w 8 godzin i dostała bana za ruch na profilu. Sama na Instagramie została zalana wiadomościami, więc musiała wprowadzić procedury, automatyzację (bota) i usługi płatne, by nie być darmową infolinią.

Trzy aspekty zadecydowały o sukcesie: tematyka (pieniądze to produkt obrotowy), brak wstydu przed kamerą (tańczy, śpiewa, pokazuje twarz) oraz edukacja w marketingu. Dziś dzięki zasięgom może wybierać projekty i bierze tylko te z dużą szansą powodzenia, co podnosi skuteczność pozyskiwania dofinansowań.